Activitatea notariala consista in mare parte dintr-o serie de proceduri notariale uzuale, asa cum sunt legalizarile de copii dupa acte, ale traducerilor si semnaturilor, eliberari duplicate, dari de data certa inscrisurilor, s.a.m.d.
Copiile legalizate sunt eliberate de catre notarul public, numai dupa confruntarea copiei cu originalul prezentat de catre parti, acesta aflandu-se in starea initiala, asa cum a fost eliberat. In cazul legalizarii copiilor actelor de identitate sau titlurilor de calatorie, este prevazuta legal mentionarea scopului in care urmeaza sa fie utilizata copia, chiar in incheierea de legalizare.
Eliberarea din arhiva biroului notarial a copiilor de pe actele emise de catre notarul public se poate realiza doar partilor, reprezentantilor acestora sau dupa caz, succesorilor partilor si reprezentantilor acestora, precum si celor care justifica un interes legitim sau un drept.
In cazul legalizarii copiilor inscrisurilor originale intocmite in alte limbi decat limba romana, respectivele inscrisuri vor fi, in prealabil, traduse in limba romana de catre un traducator si interpret autorizat.
Copiile inscrisurilor certificate sau legalizate, sunt valabile 6 luni dupa eliberarea din arhivele notariale.
Este posibilia legalizarea semnaturii partilor, de catre notarul public, doar pe actele pentru care legea nu prevede o forma autentica drept conditie de autenticitate/validitate a inscrisului, cu respectarea dispozitiilor legale in vigoare.
In scopul legalizarii semnaturii, partile sau reprezentantii acestora vor prezenta exemplarele actului nesemnate. Notarul public in urma identificarii partilor si a obtinerii confirmarii asupra intelegerii continutul inscrisului de catre parti, va cere acestora sa semneze in fata sa toate exemplarele actului.
Daca una dintre parti solicita, notarul public are posibilitatea de a legaliza specimenul de semnatura apartinand persoanei care se va prezenta in acest scop, personal, la sediul biroului notarial si care va subscrie in fata notarului public. O atare situatie se intalneste frecvent in activitatea notariala in cazul intocmirii unui speciemen de semnatura in scopul dobandirii calitatii de administrator intr-o societate.
Darea de data certa inscrisurilor reprezinta procedura notariala care consista in anexarea unei incheieri de data certa unui act. Inscrisul caruia urmeaza sa i se atribuie data certa/certifice data, se intocmeste in numarul de exemplare cerut de catre parte.
Incheierea de data certa va cuprinde data (anul, luna, ziua), iar in cazul solicitarii partii, si ora, starea in care se prezinta actul si particularitatile acestuia. Particularitatile pot fi spre exemplu, „fara stersaturi sau adaugiri”, dar denumirea respectivului act asa cum apare in act sau, in absenta acesteia, o denumire care sa corespunda raportului juridic constatat de acel act.
- Eliberarea de duplicate de pe actele intocmite;
- Certificarea unor fapte;
- Inregistrarea si pastrarea amprentelor dispozitivelor speciale de marcat, in conditiile prevazute de lege;
- Numirea, custodelui sau a curatorului special, in cazurile prevazute de lege;
- Actele de protest ale biletelor la ordin, cecurilor si cambiilor;
- Activitati fiduciare, in conditiile legii;
- Certificarea in conditiile legii, ale etapelor procedurale si/sau ale rezultatelor licitatiilor;
- Primirea in depozit a bunurilor, a actelor prezentate de catre parti, dar si a sumelor de bani, a altor bunuri, documente gasite cu ocazia inventarului succesoral, in limita spatiului si utilitatilor de care dispune biroul notarial.